企業的規模越大所需要儲存的數據資料就越多，如何儲存就成為了關鍵點，因為這些資料還是有用的，只是現階段用不上，又不能進行銷毀，對企業的發展不利，但又要找一個地方保存下來，對企業來說這一點很頭疼，也正是這樣的原因，越來越多的企業開始嘗試新的保存方案，就是使用電子文件管理平臺，通過這樣的方式管理好企業的內部文件。

保證安全性

采用文件管理平臺的方式，就是為了保障文件不被泄露保障安全，這一點很重要，通過文檔加密的方式就不用擔心文件被破解，用起來也更安全這是大家選擇電子文件管理平臺的初衷，就是為了保障文件安全，不被人查看，就算查看也需要有相應的權限，不是誰都可以看的。

操作更簡單

像這樣的文件管理平臺操作起來還是很簡單的，如果要將文件發給其他的客戶，或者是員工查看，可以針對這樣的情況加上水印。加上公司的水印之后，可以進一步保障文件設備安全使用，也不用擔心文件被重復利用，這一點很重要。如果是將文件進行共享，也可以追溯到每一位使用者不用擔心文件被泄露的情況。

分級有權限

員工的職位不同，權限也是不一樣的，也正是這樣的原因，文件管理平臺會將員工的權限進行設置，不同員工所擁有的權限也是不一樣的。不能讓每個員工都能查看到重要文件，這樣很容易造成文件的泄露，所以會針對這種情況對員工進行相應的文件權限的限制，這樣就不用擔心文件資料被泄露。

總的來說電子文件管理要保證安全實用，這才是根本，其他的作用都是附帶條件，對于大部分企業來說安全更重要。如果安全都得不到保證，這樣的電子文件管理平臺也是不敢使用的。接著，再根據企業的需求來選擇更合適自己的文件管理平臺綜合考慮之后，會發現有了這樣的文件管理平臺，對企業的發展也更有益處。